Odabir ERP rešenja i pravci razvoja IT strategije

Tehnologija nikada nije bila toliko strateški važan resurs kao što je to danas u digitalnom dobu. Ona se koristi za kreiranje novih poslovnih modela, proizvoda i usluga, za poboljšanje postojeće ponude i kreira bolja iskustva kupaca. Iz toga sledi da kompanija u takvim uslovima mora da razvije odgovarajuću IT strategiju za uspeh.

Poslovna strategija treba da bude fleksibilna i organizacije moraju da budu u stanju da brže stvaraju nove mogućnosti i mnogo češće nego što su to radili u prošlosti.

U takvim organizacijama, IT strategija takođe treba da bude fleksibilna i podložna čestim izmenama, kako u strategiji tako i u tehnološkim potrebama organizacije.

Sledeći koraci predstavljaju pravilan pravac razvoja IT strategije:

1. Identifikovanje poslovnih kapaciteta koji će biti potrebni u periodu za koji se strategija razvija

2. Razvoj tehnološke vizije koja opisuje ključne karakteristike na koji način će tehnološka platforma organizacije podržati strategiju organizacije.

3. Određuje se vremenski rok planiranja IT strategije – na osnovu analize tržišta preporučeni period je 12-24 meseci, nakon čega se vrši revizija plana.

4. Potrebno je definisati poslovne kapacitete koji će biti prioritet tokom utvrđenog vremenskog roka za planiranje IT strategije

5. Određivanje ključnih delova organizacije koje će najbrže postići rezultate primenom odgovarajuće IT strategije.

Agilna IT strategija zahteva kolaborativni i interaktivni pristup sa IT stručnjacima koji rade zajedno sa zaposlenima iz drugih oblasti poslovanja u svakom koraku procesa.  Prvi korak u saradnji IT stručnjaka sa ostalim članovima organizacije je odabir najboljeg ERP rešenja na tržištu, koje će se implementirati u organizaciji.

Sa toliko različitih ERP rešenja na tržištu danas, odabir najboljeg može biti ogroman zadatak za organizaciju. Dok mnoge kompanije smatraju da će bilo koji softver raditi i da će se njihove poslovne jedinice jednostavno prilagoditi funkcionalnosti softvera, negativna iskustva ukazuju da to nije najbolje rešenje. Dalje, pošto bi pravo ERP rešenje trebalo da pruži  ključnu konkurentsku prednost kompaniji, odluku ne treba donositi olako ili sa nepotpunim podacima.

Dakle, bitno je ustanoviti najbolji način odabira najboljeg ERP rešenja za organizaciju. U nastavku su sedam koraka koje treba da pomognu u odlučivanju prilikom odabira najboljeg rešenja:

1.   Pregled i analiza procesa rada - Pošto ERP rešenje treba da bude podrška poslovnim procesima,  prvo bi trebalo definisati i dokumentovati tekuće poslovne procese. Ova analiza treba da obuhvati i plan kako će poslovni procesi izgledati u nekom budućem periodu i  odgovarajuće poslovne zahteve. Ova  analiza bi na kraju trebalo da se koristi za ocenu da li je softver u kontekstu poslovnih potreba organizacije.

2.   Procena tehničke opremljenosti - Važno je razumeti kako će potencijalno softversko rešenje biti uskladjeno sa postojećom infrastrukturom. Na primer, ako je svuda u organizaciji operativni sistem Windows, najbolje je odabrati ERP rešenje urađeno u Microsoft .NET platformi.

3.   Razumevanje ukupnih troškova uvođenja ERP rešenja - Čest je slučaj da organizacija potceni ukupno vreme potrebno za implementaciju, što dovori do značajnog uvećanja troškova uvođenja novog sistema u upotrebu. Međutim, mnogo je lakše prihvatiti potencijalne troškove u ranoj fazi procesa, a ne posle kada se organizacija već obavezala na određeno rešenje. Trebalo bi u toj fazi identifikovati sve "skrivene troškove" u vezi sa ERP, uključujući troškove implementacije, nadogradnje hardvera, nagomilavanje posla usled angažovanja na implementaciji, održavanje softvera, itd

4.   Razviti realan plan implementacije - Dok je u toku rana faza odabira rešenja, potrebno je  procenu trajanja implementacije od strane dobavljača usluga uzeti sa rezervom. Važno je da se razvije sveobuhvatan plan projekta koji uključuje ne samo aktivnosti potrebne za instaliranje softvera, već i one koje su potrebne da bi rešenje bilo u potpunosti funkcionalno, testirano, i prihvaćeno od strane krajnjih korisnika. Ovaj plan treba razviti pre konačne odluke o kupovini softvera, tako da u se u potpunosti razumeju obavezni troškove i resursi koji su potrebni da bi projekat bio uspešan. Projektni plan implementacije treba da obuhvata sve, od poslovnih procesa, prenosa podataka, više test iteracija, i ključnih aktivnosti upravljanja promenama nastalim u organizaciji.

5.   Uočiti potencijalne poslovne prednosti novog sistema. Ako se prednost ne uoči, mala je verovatnoća da će biti iskorišćena. Organizacije često traže u ERP rešenju način da se smanje troškovi i poveća prihod, a trebalo bi da uočiti ove prednosti kako bi se iskoristio pun potencijal ERP rešenja

6.   Sagledati sve opcije na tržištu. Suprotno uobičajenom verovanju, ima više od samo dva do tri ERP softvera na tržištu. Iako najpoznatija rešenja zauzimaju veći deo tržišta, ima najmanje 70  softverskih rešenja na tržištu, sa različitim stepenom funkcionalnosti i upotrebne vrednosti. Kompanije često pogrešno biraju rešenje samo zbog imena ili na osnovu toga što ga konkurencija koristi. Umesto toga, organizacije treba da razmotre opcije koje će na najbolji način ispuniti jedinstvene poslovne zahteve i izvore konkurentske prednosti.

7.   Potražiti objektivan i nezavisan savet. Najbolje je konsultovati kolege, zaposlene i druge kontakte šta oni koriste ili bi preporučili za kompaniju. Internet pruža ogromnu bazu znanja, a ako je potrebno uvek je moguće angažovati ERP konsultanta. U svakom slučaju, ne treba misliti da  su svi odgovori tu, ako nema prethodnog iskustva sa ERP rešenjima.